Zapewne prawie każdy spotkał się w swoim życiu przynajmniej raz z sytuacją, gdy jakiś podmiot (firma bądź instytucja) zażądała czy to dostarczenia/przekazania skanu dowodu osobistego, czy też udostępnienia go w celu umożliwienia wykonania tej czynności (pomijam już np. absurdalne żądanie zostawienia „w zastaw” dowodu osobistego, np. w wypożyczalniach różnego sprzętu pływającego czy jeżdżącego).

Sam zawsze w takiej sytuacji zazwyczaj stawiam opór, bo nie wiedzę – poza niektórymi wyjątkami – powodu dla takiego działania, a do tego zawsze istnieje ryzyko wykorzystania takiego skanu do innych celów (człowiek człowiekowi wilkiem).

Kopiowanie (skanowanie) dokumentów tożsamości

Dlatego z zadowoleniem przyjąłem stanowisko opublikowane wczoraj na stronach GIODO (Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych), które dotyczy wprawdzie firm z sektora telekomunikacyjnego (firmy telekomunikacyjne), ale zapewne firmy z innych sektorów również powinny przyjrzeć się uważnie tej informacji.

W każdym razie zaczęło się od skargi obywateli i kontroli:

Kopiowanie dokumentów tożsamości przez przedsiębiorców telekomunikacyjnych prowadzi do pozyskiwania danych osobowych bez podstawy prawnej.

W ostatnim okresie do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) kierowane były liczne sygnały, iż w związku z zawieraniem umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych przedsiębiorcy kopiują dokumenty potwierdzające tożsamość klientów, pozyskując w ten sposób zbyt wiele danych osobowych. GIODO postanowił więc zająć się sprawą z urzędu i przeprowadzić u wybranych przedsiębiorców telekomunikacyjnych kontrole. Ich celem było ustalenie, czy w związku z potwierdzaniem tożsamości osób zawierających umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych nie dochodzi do pozyskiwania danych osobowych w zakresie wykraczającym poza zakres określony w art. 161 ustawy Prawo telekomunikacyjne, oraz czy operatorzy pozyskują kserokopie, fotokopie lub skany dokumentów potwierdzających tożsamość klientów, np. dowodów osobistych.

By zakończyć całość konkluzją:

W związku z tym GIODO w drodze decyzji (np. DIS/DEC-170/16/14463, DIS/DEC-622/15/67982) nakazywał przedsiębiorcom telekomunikacyjnym usunięcie uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych. Zgodnie ze stanowiskiem organu, przetwarzanie danych osobowych użytkownika będącego osobą fizyczną wykraczających poza katalog określony w art. 161 ust. 2 Prawa telekomunikacyjnego (pozyskanych na skutek skopiowania dokumentu tożsamości) jest możliwe tylko i wyłącznie na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych (stosownie do treści art. 161 ust. 3 powołanej ustawy).

Oczywiście stanowisko GIODO zaczęły kwestionować niektóre firmy z tego sektora, ale wsparł je Wojewódzki Sąd Apelacyjny w Warszawie swoimi wyrokami:

• Wyrok z 18 lutego 2016 r. (sygn. akt II SA/Wa 1655/15)
• Wyrok z 28 marca 2017 r. (sygn. akt II SA/Wa 779/16)

Więcej na ten temat znajdziecie w komunikacie „firmy telekomunikacyjne nie mają prawa kopiować dowodów osobistych” na stronach Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Dodatkowe zabezpieczenie skanu dokumentów

Oczywiście są sytuacje, gdy jednak skan (kopia) naszych dokumentów tożsamości będzie wymagany. Warto w takim przypadku zadbać – w miarę możliwości – o dodatkowe zabezpieczenie skanu, tak by jak najbardziej utrudnić jego wykorzystanie w innych celach.

Jeśli skan drukuje u siebie na komputerze, to zazwyczaj umieszczam na nim dodatkową informację, informująca o tym, w jakim celu został ten skan/wydruk sporządzony, np.:

Skan Dowodu Osobistego na potrzeby podpisania umowy z XYZ (2017.04.13)

Dzięki czemu skan/wydruk wygląda wtedy mniej więcej tak:

Jeśli nie mam możliwości dodania dodatkowe tekstu na komputerze, bo np. skan wykonywany jest poza domem, to dodaje na nim odręcznie odpowiedni tekst, lub chociaż żądam przekreślenia wykonanego skanu:

Oczywiście nie daje to 100% gwarancji (ach ten Photoshop ;-)), ale na pewno tak „zabezpieczony” skan dokumentu daje nam jakąś szansę, że w przypadku, gdyby ktoś chciał się nim posłużyć gdzieś indziej, to jest spora szansa, że wzbudzi to jakieś podejrzenia…