Nowy rok to nie tylko oswojenie się z tym, że rok w dacie piszmy inny, ale również pewne czynności (obowiązki), które wykonuję, bo chcę, bądź muszę. Jednym z takich działań jest wygenerowanie i pobranie wszystkich wydruków/dokumentów związanych z działaniem firmy, które dotyczą roku, który właśnie się skończył. I robię tak, pomimo że na bieżąco staram się wszystkie wygenerowane dokumenty archiwizować również poza systemem księgowym.

Generowanie wydruków w serwisie wFirma

I tak sobie pomyślałem – trochę dzięki rozmowie z kolegą – że skoro polecam księgowość internetową w serwisie wFirma (jest nawet zniżka 80% dla czytelników Webinsider.pl), to warto podzielić się również tym noworocznym zwyczajem. Choć w sumie nie tylko noworoczny, bo podobne „kopie zapasowe” wykonuję również w ciągu roku.

Daleko mi raczej do bycia pedantycznym, ale jeśli chodzi o działalność gospodarczą, czy finanse – to tu staram się, by wszystko było nie tylko na swoim miejscu, ale również pod kontrolą. Dlatego m.in. wszystkie faktury, zeznania, deklaracje, UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) lądują w dedykowanych katalogach i podkatalogach. I są to czynności, które staram się wykonywać na bieżąco, tak by nie musieć później ich nadrabiać. Jednak przynajmniej raz w roku z systemu księgowego generuję dodatkowo archiwum zawierające wszystkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą. Przynajmniej te, które znajdują się (zostały wytworzone lub tam trafiły) w serwisie wFirma. Na wszelki wypadek.

Do modułu generowania zbiorczych wydruków możemy się dostać albo przez ustawienia (inne -> wygeneruj wydruki), albo korzystając z menu skrótów, które znajduje się pod gwiazdką na górnej belce serwisu księgowego:

W ten sposób trafiamy do modułu „generowanie wydruków z wybranego okresu”, w którym możemy wybrać okres, jaki nas interesuje (np. 2018) i formę, w jakiej chcemy wydruki pobrać. Może to być jeden wielki PDF (jedno lub dwustronny), ale ja zdecydowanie preferuje dokumenty w pojedynczych plikach, spakowane w jednym archiwum ZIP.

W tym miejscu możemy też wybrać jakiego typu dokumenty nas interesują:

Z racji tego, że ma to być kopia, i to całoroczna, to oczywiście sugeruję zaznaczyć wszystkie pozycje. Następnie klikamy „generuj”, i możemy podziwiać, jak cała nasza firmowa aktywność jest kolejno generowana do pliku ZIP, który po chwili trafi na nasz komputer.

Wiem, że to może nic skomplikowanego, i zapewne nawet dla wielu z użytkowników może wydawać się banalne, ale tylko dziś miałem zapytanie w tej sprawie od koleżanki, które niedawno rozpoczęła działalność gospodarczą (oczywiście zdecydowała się po mojej rekomendacji na księgowość w serwisie wFirma :-)), a widziała u mnie kiedyś proces generowania takiego archiwum. Tak więc w najgorszym przypadku przyda się ta informacja choć jednej osobie… ;-)