Elastyczność biznesowa to klucz do sukcesu w dobie szybko zmieniającej się gospodarki cyfrowej. I choć firmy muszą się nieustannie dostosowywać do zmieniającej rzeczywistości i nowych technologii, to czasem całkowite porzucenie starych rozwiązań na rzecz nowych nie jest optymalną strategią. W wielu przypadkach najlepszą opcją, gwarantującą najwyższą wydajność, jest uzupełnienie starszych aplikacji ułatwiających zarządzanie nowymi narzędziami informatycznymi (RPA) wspierającymi pracowników firmy w codziennych obowiązkach.

RPA (RoboticProcess Automation)

Robotyzacja procesów biznesowych to mówiąc najprościej, wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu automatyzacji codziennych czynności wykonywanych przez pracowników. RPA jest rozwojem możliwości automatyzacyjnych w ramach znanych i używanych systemów ERP. Implementacja rozwiązań spod znaku RPA pozwala zachować zalety dotychczas wykorzystywanych programów ERP, przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności i wydajności. Powszechnie się wskazuje, że korzystanie z aplikacji ERP w środowisku RPA staje się o wiele łatwiejsze, a samo zarządzanie procesami biznesowymi znacznie prostsze. Wykonywanie wielu zadań staje się mniej pracochłonne, a organizacje nie muszą się martwić o błędy.

Wbrew obiegowej opinii robotyzacja dostępna jest nie tylko dla globalnych koncernów, ale także małych firm. Sprzyja temu powszechna cyfryzacja i informatyzacja społeczeństwa. Robotyzacja rozwija się równolegle do rozwoju Uczenia Maszynowego (ML – Machine Learning) oraz Sztucznej Inteligencji (AI – ArtificialIntelligence), które to wspierają jej działanie. Wdrożenie RPA najlepiej sprawdzi się w firmach handlowych i finansowych, gdzie przeważają powtarzalne obiektywne procesy związane z przesyłaniem dokumentów czy wykonywaniem rutynowych zobowiązań bankowych. Dzięki powierzeniu tych zadań botom RP, pracownicy mogą się skoncentrować na zadaniach subiektywnych i interpersonalnych, które wymagają zaangażowania czynnika ludzkiego.

Więcej o RPA: https://www.comarch.pl/erp/robotyzacja-procesow/

RPA – korzyści dla firmy

Robotyzacja procesów biznesowych jest pomostem pomiędzy dotychczas stosowanymi aplikacjami typu ERP ułatwiającymi zarządzanie wieloma procesami w firmie (od produkcji, magazynowania i sprzedaży, po księgowość i finanse, a na kadrach kończąc). Pozwala podnieść wydajność i jeszcze bardziej zoptymalizować koszty działalności. Najważniejsze korzyści z robotyzacji w firmie:

• Praktycznie wyeliminowanie tzw. błędu ludzkiego (dzięki automatyzacji rutynowych zadań, można wyeliminować błędy, których nie sposób uniknąć w pracy ludzkiej – w przeciwieństwie do ludzi, roboty są nieomylne)
• Odciążenie pracowników od powtarzalnych procesów (dzięki temu można zaangażować pracowników do zadań, w których empatia ma decydujące znacznie – np. w obsłudze klienta)
• Wzrost wydajności i efektywności powierzonych robotom zadań (boty mogą wykonywać złożone zadania szybciej i dokładniej od człowieka)
• Wielozadaniowość i praca 24h na dobę
• Optymalizacja procesów (dzięki danym uzyskanym z RPA można łatwo określić obszary wymagające poprawy)
• Odzyskanie zasobów ludzkich poprzez eliminację powtarzalnych zadań
• Praca dużej ilość dokumentów/procesów jednocześnie
• Redukcja kosztów (za sprawą wykorzystania botów można znacząco zredukować koszty pracy, nie tylko w administracji).

RPA w handlu i w finansach

Wdrożenie RPA najlepiej sprawdza się m.in w firmach handlowych w których pozwala odciążyć proces realizacji zamówień nawet o 80%. Podobnie w obszarze  finansów, gdzie przeważają powtarzalne obiektywne procesy związane z przesyłaniem dokumentów czy wykonywaniem rutynowych zobowiązań bankowych. Dzięki powierzeniu tych zadań botom RP, pracownicy mogą się skoncentrować na zadaniach subiektywnych i interpersonalnych, które wymagają zaangażowania czynnika ludzkiego.

Z pomocą RPA można zwiększyć efektywność wykonywania wielu usług, tych najbardziej czasochłonnych, np. stałych uzgodnień bankowych, które wymagają wiele czasu i energii pracy księgowych. Dzięki zastosowaniu RPA proces uzgodnień staje się płynny, nie wymaga zaangażowania czynnika ludzkiego. Wynika to z faktu, że robotyzacja procesów biznesowych pozwala na automatyczne logowanie do wielu kont bankowych, automatyczne logowanie do systemu ERP, wyciągnięcie ksiąg głównych przez Bota, powiązanie sald wyciągów bankowych z księgami głównymi czy przygotowanie wyciągu z rachunku bankowego na podstawie zdefiniowanego szablonu.

Obecnie, aby sprostać wymaganiom rynku i zwiększyć automatyzację procesów finansowych organizacji konieczne jest uzupełnienie systemu ERP narzędziami z zakresu robotyzacji (RPA). Dzięki temu można udoskonalić wiele procesów, od zamówienia do zapłaty (dostawcy wysyłają faktury w formacie PDF, jak kopię e-mail – boty skanują plik i pobierają odpowiednie informacje, boty logują się do ERP i uzupełniają dane, a następnie dopasowują fakturę do zamówienia, ostatecznym etapem jest możliwość zrealizowania przez boty płatności). Skorzystanie z narzędzi z zakresu RPA w systemach ERP daje firmom wiele korzyści:

• Redukcja kosztów, a co za tym idzie wyższy zwrot z inwestycji.
• Zgodność z przepisami i procedurami, boty będą zawsze trzymać się jasno ustalonych zasad i reguł.
• Bezpieczeństwo, roboty będą przestrzegać przepisów związanych z ochroną danych osobowych.
• Wyższa jakość, dzięki wyeliminowaniu błędów.
• Większa wydajność, roboty mogą pracować z taką samą efektywnością 24h/7dni.
• Zminimalizowanie nadzoru ludzkiego, dzięki czemu istnieje możliwość „przerzucenia” siły roboczej na zadania wymagające czynnika ludzkiego.

Podsumowanie

Ostatnia lata to istna rewolucja technologiczna w zakresie systemów do zarządzania procesami biznesowymi w firmach. Jeszcze kilka lata temu wydawało się, że końcem tej ewolucji są systemy. ERP (Enterprise Resource Planning), gdy niedawno pojawiły się jeszcze nowocześniejsze narzędzia informatyczne z zakresu RPA. Tak naprawdę to dopiero one pozwoliły wydobyć pełen potencjał z systemów ERP, w połączeniu z nimi stanowią nową jakość w automatyzacji procesów biznesowych.