Nowy rok to chyba u prawie każdego jakieś przemyślenia, zmiany (albo przynajmniej takie plany ;-)). U mnie to samo, choć może bez celów typu „w tym roku…”, bo moim zdaniem do tego nie trzeba czekać do stycznia. Ale wykorzystałem okołoświąteczne spowolnienie na różne przemyślenia, w efekcie czego następują (lub nastąpiły, lub za chwilę nastąpią) różne zmiany, m.in. w narzędziach, z których na co dzień korzystam. I tak od kilku dni testuję usługę Nozbe, o której dużo już słyszałem, ale do tej pory jakoś nigdy sam nie korzystałem.

Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami, z których korzystam

W życiu codzienny, nie tylko zawodowym, ale i osobistym do zarządzania zadaniami korzystam z kilku podstawowych narzędzi, tak by głowa mogła zajmować się tym, co aktualnie robię, a nie pamiętaniem co ew. mam jeszcze zrobić.

Jest to raczej dość standardowy zestaw:

• Kalendarz Google – moje główne centrum zarządzania spotkaniami i najważniejszymi wydarzeniami
• Todoist – podstawowy menedżer zadań, w którym lądują właściwie wszystkie zadania
• Trello – główne narzędzie do zarządzania bardziej rozbudowanymi projektami, zwłaszcza tam, gdzie chcę widzieć następujące zmiany
• Google Keep – róznego typu notatki, zwłaszcza takie, które nie wiem, czy i kiedy mi się przydadzą
• Poczta e-mail – pomimo, że jej śmierć ogłaszano już tyle razy, to dla mnie nadal jest to jedno z podstawowych narzędzi
• Biała tablica suchościeralna, magnetyczna – może nie ma synchronizacji między urządzeniami, ale nie wyobrażam sobie bez niej pracy

Oczywiście gdzieś tam jeszcze jakieś aplikacje czy usługi się przewijają, ale powiedzmy, że to, co wymieniłem to taka podstawa. Przynajmniej, jeśli chodzi o elementy związane z zarządzaniem zadaniami i projektami.

Co ważne, są to elementy świetnie się uzupełniające, każde do trochę innego zdania. Kalendarz, poczta e-mail, czy tablica suchościerna to chyba nawet nie ma co wyjaśniać, każdy raczej wie, o co w tym chodzi i do czego to służy. Google Keep to swego rodzaju żółte karteczki, na których zapisuje różne przemyślenia, czy informacje na… kiedyś.

Todoist to teoretycznie zwykła aplikacja (usługa) do zarządzania zadaniami. Teoretycznie, bo z wielu tego typu usług, które testowałem, ta najbardziej przypadła mi do gustu – duże możliwości, a do tego świetne definiowanie większości parametrów zadania (czar, powtarzalność, kategorie, tagi…) bezpośrednio z okna dodawania nowego zadania. Ogólnie jest to całkiem dobrze przemyślane narzędzie, które w roli listy zadań sprawdza się bardzo dobrze.

Trello to inne podejście. Mamy tu do czynienia z tablicą kanban (metody kanban), gdzie wizualnie rozkładamy poszczególne działania na zdefiniowane etapy. Świetnie się sprawdza zwłaszcza przy bardziej rozbudowanych projektach.

Wykorzystuje Trello m.in. do zarządzania pomysłami/tematami na artykuły na WebIsnider.pl – mam różne kolumny, odpowiadające poszczególnym etapom, i każdy taki pomysł w formie „cegiełki” mogę swobodnie przenosić między tymi kolumnami.

I tak dochodzimy do Nozbe, czyli usługi, która niejako sprowokowała cały ten artykuł. Testuje ją (dopiero) od kilku dni, i już wiem, że na pewno nie zastąpi mi Trello. Ale to wiedziałem od początku. Ale uważam, że Nozbe – zadania i niniejsze projekty, i to wg ideologii GTD, czyli Getting Things Don David Allena- może być świetnym uzupełnieniem Trello (tablica kanban).

Tam, gdzie liczą się konkretne działania, zwłaszcza w określonym czasie świetnie sprawdza się u mnie lista zadań (Todoist, czy właśnie Nozbe). Tam, gdzie nie tyle liczy się czas i moment, ale bardziej kontrola nad poszczególnymi etapami sprawdza się Trello.

Więc jak łatwo się domyślić, jeśli z tej układanki coś wyleci, to będzie to usługa Todoist. Zwłaszcza, że niedawno skończyła mi się wersja premium, a bez niej w Todoist nie ma takiej podstawowej opcji jak… najzwyklejsze powiadomienia (alarmy). Ale jest też i taka możliwość, że Todoist zostanie ze mną, choć niekoniecznie w wersji premium, a do drużyny dołączy nowy zawodnik, czyli Nozbe, bo już widzę, że mogą się świetnie uzupełniać…

Nozbe, czyli zadania wg Getting Things Don (David Allen)

Zasady GTD są mi bliskie (może poza inbox zero ;-)), stąd mam wrażenie, że z Nozbe może mi się całkiem dobrze pracować (planować). Oczywiście z Todoist tez można korzystać w ramach GTD, ale struktura usługi sprawiła, że szybko stworzyłem sporo projektów i podprojektów, w których lądowały kolejne zadania. Tym samym kończyłem zadania, a rzadko, kiedy projekty. Bo nawet kiedy nie było w nich zadań, to czekały w strukturze, aż się jakieś w nich pojawią.

W Nozbe wprawdzie też ta się da, ale tutaj już w samym założeniu projekty są czymś nietrwałym, czymś, co się zamyka zaraz po skończeniu ostatniego zadania, które w nim się znajduje.

Muszę jednak przyznać, że w pierwszym momencie przeniosłem założenia z Todoist, i utworzyłem listę stałych projektów, do których miały lądować kolejne zadania. Może dlatego, że chyba taki wariant mieszany wydaje się dla mnie najlepszy – kilka stałych projektów, które właściwie nigdy się nie kończą (np. artykuły na Webinsider.pl, domeny, faktury, rachunki, zakupy), uzupełnianych małymi zadaniami lądującymi bezpośrednio w skrzynce spraw (zadania bez projektu) i tymczasowymi projektami, z przypisanymi do nich zadaniami.

Na grafice powyżej aplikacja w przeglądarce (strona internetowa), a poniżej to samo, tylko w wersji mobilnej (aplikacja na Androida):

Jest spójnie, co akurat dla mnie się liczy, bo podczas pracy – zwłaszcza planowania – często przełączam się między komputerem a telefonem.

Mamy tu właściwie wszystko, co najważniejsze, czyli kategorie dla zadań, etykiety dla projektów, rozbudowane komentarze (tekst, listy, załączniki), przypomnienia, oraz pracę w zespołach. I chyba ten ostatni element jest tym, co sprawia, że w ogóle zacząłem zastanawiać się nad zamianą Todoist na Nozbe. Wprawdzie w Todoist też jest opcja pracy w kilka osób nad danym projektem, to mam wrażenie, że w Nozbe jest to jakby sensowniej zrobione.

Z minusów na pewno mogę wymienić brak powiadomień (alarmów, przypomnień) bazujących na lokalizacji, np. dom, biuro, szkoła, oraz słabsze „łapanie” m.in. dat bezpośrednio podczas tworzenia zadania. Np.:

• Oddać samochód do mechanika w czwartek o 12:30
• Tabletka na kleszcze dla psów co 5 tygodni

To nie jest tak, że w Nozbe to nie działa (trzeba jednak pamiętać o znaku #), ale w moim odczuciu działa to dużo słabej niż w Todoist. Co jak co, ale w Todoist tego typu opcje – również dla języka polskiego – działają rewelacyjnie.

Usługa płatna, choć z opcją bezpłatną

Nozbe podobnie jak Todoist jest usługą płatną, przynajmniej jeśli chcemy korzystać ze wszystkich możliwości. W przypadku Nozbe widać, że nacisk jest położony na plany dla kilku użytkowników. Nawet jak ktoś sam chce korzystać z usługi (19 zł netto miesięcznie, przy płatności rocznej), to zdecydowanie lepiej wykupić usługę w wersji „duet” (24 zł netto miesięcznie, przy płatności rocznej) i komuś podarować drugie konto.

Zwłaszcza, że aktualnie trwa noworoczna promocja, i do poniedziałku (14 stycznia 2019) z kodem „NY2019” wszystkie plany są tańsze o 20%, dzięki czemu wspomniany plan „duo” można mieć za 283,39 zł brutto (230 zł netto) na cały rok.

Dla dwóch osób, co oznacza, że – przynajmniej w pierwszym, promocyjnym roku – można korzystać za 9-11 zł (netto-brutto) miesięcznie. Oczywiście od osoby.

A w bonusie są jeszcze 2 książki Michała Śliwińskiego (założyciel Nozbe) „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Pamiętajcie tylko, by podczas zakupów zaznaczyć opcję, że chcecie otrzymać książkę (lub książki).

Nozbe Free

Ale – jak już wspomniałem – jest też wersja bezpłatna, czyli Nozbe Free. Na szczęście nikt nie wpadł na pomysł, by wzorem Todoist wykastrować z powiadomień. Z tego, co czytałem, to mamy tu dostęp do wszystkich opcji, z jednym ograniczeniem – maksymalnie 5 aktywnych projektów.

Dla intensywnych „zadaniowców” może to być troszkę za mało, ale znam sporo osób, dla których i ten limit będzie za duży (jak czyta to ktoś z Nozbe, to proszę nie brać tego na poważnie, żartowałem, limit 5 to naprawdę takie sensowne minimum ;-)).