Dziś jest ostatni dzień, gdy również najmniejsze firmy (działalności gospodarcze) będące czynnymi płatnikami podatku VAT muszą złożyć swój pierwszy plik JPK_VAT. Jest to pewnego rodzaju rewolucja, bo po elektronicznych deklaracjach ZUS-DRA jest to kolejny powód by wyeliminować papierową księgowość, jeśli jeszcze ktoś jeszcze ją tak prowadzi…

Jednolity Plik Kontrolny VAT (JPK_VAT)

By nie było – nie mam nic przeciwko papierowi, sam książki najchętniej czytam właśnie w formie papierowej. Ale obecnie prowadzenie księgowości firmy – nawet w przypadku najmniejszej jednoosobowej działalności gospodarczej – w formie papierowej zaczyna trochę przypominać walkę z koleją czy elektrycznością… Po prostu obieg dokumentów przenosi się na zapis cyfrowy, i trzeba się z tym pogodzić. Zwłaszcza, że sam od początku swojej działalności korzystam z księgowości w serwisie wFirma, a więc nie tylko w formie cyfrowej, ale i w internecie (lub „chmurze” ;-)).

Do niedawna pliki JPK_VAT musiały przesyłać tylko większe firmy, obecnie – od pierwszego stycznia 2018 – obowiązek taki mają wszyscy. Niezależnie od obrotu czy liczby zatrudnionych pracowników. Obowiązek istnieje od 1 stycznia, ale to dopiero dziś, prawie 2 miesiące później realnie wszedł on w życie, bo dziś mija termin składania deklaracji VAT (VAT-7) za styczeń 2018, a więc i wysyłki plików JPK_VAT. I nie ma tu znaczenia, czy deklaracje VAT składamy w cyklach miesięcznych czy kwartalnych – plik JPK_VAT wysyłamy niezależnie, co miesiąc (tak jak deklarację VAT-EU).

Wysyłanie pliku JPK_VAT

Plik JPK-VAT przesyłamy tylko i wyłącznie w formie elektronicznej, choć na szczęście mamy kilka dróg/sposobów, z jakich możemy skorzystać – zależnie od naszych preferencji lub możliwości.

Aplikacja e-mikrofirma

Do przygotowania i wyłania pliku JPK_VAT można skorzystać z aplikacji e-mikrofirma, którą można pobrać bezpłatnie ze strony Ministerstwa Finasnów. Z aplikacji nigdy nie korzystałem, ale wg opisu pozwala ona ogarnąć nie tylko sprawy związane z plikiem JPK_VAT, ale z całym rejestrem VAT:

Aplikacja desktopowa e-mikrofirma umożliwia wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur zakupu i tworzenie ewidencji VAT, które pozwalają na generowanie, walidację, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie plików JPK_VAT do systemu Ministerstwa Finansów. To bezpłatne narzędzie nie jest programem finansowo-księgowym. E-mikrofirma ułatwia najmniejszym przedsiębiorcom wywiązywanie się z nowego obowiązku, w szczególności gdy nie korzystają z fachowej pomocy księgowej.

Na razie dostępna jest tylko na komputery z systemem Windows 7 lub nowszym i wymaga do działania zainstalowanego środowiska Java.

Klient JPK 2.0

Kolejną aplikacją z której można skorzystać do wygenerowania i wysłania pliku JPK_VAT jest „klient JPK 2.0”, za pomocą którego możemy skonwertować do odpowiedniego formatu plik w formacie CSV:

Aplikacja Klient JPK 2.0 służy do konwertowania pliku w formacie CSV do pliku w formacie XML oraz do wysyłania plików JPK_VAT do systemu Ministerstwa Finansów.

Aplikację (na systemy Windows i Linux) oraz wzorcowy plik CSV można pobrać bezpłatnie na stronie Ministerstwa Finansów.

Programy i serwisy księgowe

Plik JPK_VAT możemy wygenerować bezpośrednio w programie lub serwisie księgowym (może być wymagana aktualizacja do najnowszej wersji). Tak wygenerowany plik możemy przesłać do Ministerstwa Finansów korzystając np. z „e-bramki JPK_VAT”, która umożliwia podpisywanie i wysłanie pliku autoryzując operację m.in. kwota przychodu:

Warto jednak zwrócić uwagę na to, że ta metoda ma funkcjonować tylko do końca 2018 roku.

Podpisywanie pliku JPK_VAT

By móc prawidłowo wysłać plik JPK_VAT do Ministerstwa Finansów należy go wcześniej odpowiednio podpisać, tak, by wiadomo było, że wysyła go osoba uprawniona. Wspomniana już „e-bramka JPK_VAT” umożliwia podpisywanie pliku kwotą przychodu, ale traktowałbym to raczej jako rozwiązanie doraźne (awaryjne), dla tych, którzy się zagapili i nie pomyśleli dotychczas o innych formach podpisywania pliku:

• Profil Zaufany (eGo)
• Kwalifikowany podpis elektroniczny

O kwalifikowanym podpisie elektronicznym nie będę się rozpisywał, bo jeśli ktoś go ma, to na pewno wie jak go używać, a podpisywanie plików JPK_VAT nieróżni się zbytnio od podpisywania innych dokumentów.

Choć warto może wspomnieć, że nie musi to być nasz kwalifikowany podpis elektroniczny. Możemy do podpisywania pliku JPK_VAT upoważnić księgową, biuro księgowe, czy obsługę serwisu księgowego, z którego korzystamy (upoważnienie składamy na druku UPL-1).

W serwisie wFirma z którego korzystam oczywiście też jest taka możliwość, i choć kosztuje 10 zł miesięcznie, to na pewno znajdą się osoby, które chętnie z niej skorzystają, przy okazji oszczędzając swój czas i… być może nerwy:

Ja choć szanuje swój czas (i swoje nerwy ;-)) to postanowiłem jednak wysłać kilka dni temu plik JPK_VAT wygenerowany w serwisie wFirma z autoryzacją Profilem Zaufanym (eGo):

Nie powiem – trochę klikania było, bo po pobraniu pliku z metadanymi pliku JPK_VAT musiałem wrzucić go na moje konto w celu podpisania:

Następnie kolejny plik – już z podpisem – z powrotem przesłać do serwisu wFirma:

Skąd dopiero nastąpiła ostateczna wysyłka pliku JPK_VAT na serwery Ministerstwa Finansów (pamiętajcie, by niezależnie od metody wysyłki na koniec pobrać i zachować UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Alternatywnie – zamiast pobierać metadane – mogłem pobrać plik JPK_VAT i wysłać go bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów, również podpisując Profilem Zaufanym:

Pewni ilość (liczba) operacji do wykonania byłaby podobna, ale powiedzmy, że nie tylko chciałem zrobić zrzuty ekranu do tego artykułu, ale i lubię wszystko co dotyczy księgowości mieć w jednym miejscu, czyli w serwisie wFirma, z którego korzystam…

Kij jest, a gdzie marchewka?

Choć cała procedura w moim przypadku raczej jest bezproblemowa, to nie znaczy, że przy tej okazji nie pojawiły się małe zgrzyty. Nawet nie chodzi kwestie techniczne, bo poza tym, że trochę trzeba sobie poklikać (lub kupić usługę, lub podpis elektronicznym lub czekać, aż Profil Zaufany będzie można zintegrować np. z programami i usługami księgowymi). Po prostu…

Dodatkowa opłata w serwisie wFirma

Dawno temu za 10 zł opłaty jednorazowej (!) aktywowałem sobie usługę podpisywania dokumentów (deklaracji) w serwisie wFirma, dzięki czemu mogłem prosto z serwisu wFirma wysyłać do urzędów również takie dokumenty, których nie dało się autoryzować np. podając kwotę przychodu.

I właściwie na pewniaka chciałem z tej opcji skorzystać przy wysyłce pliku JPK_VAT. Zwłaszcza, że już kiedyś w taki sposób inny plik JPK podpisałem i wysłałem (nie musiałem, ale chciałem przetestować rozwiązanie). A tu niespodzianka – moja usługa to teraz usługa aktywacji, a wysyłka to kolejna usługa, płatna 10 zł miesięcznie:

Chyba gorszego momentu na taką niespodziankę nie mogło być. Nie dość, że za chwilę ostateczny termin wysyłki JPK_VAT, zbieram materiały do artykułu na ten temat, to jeszcze zbliża mi się kolejne przedłużenie pakietu księgowego.

Jednak wymiana wiadomości ze wsparciem serwisu wFirma mnie przekonało, usługę wykupiłem na kolejny rok (przy okazji przypominam o zniżce 80% na pierwszy rok księgowości w serwisie wFirma dla czytelników Webinsider.pl), i nawet w pewnym sensie przyznałem im rację. Bo z informacji, które uzyskałem wynika, że każda wysyłka (np. pliku JPK_VAT) z wykorzystaniem podpisu uprawnionego pracownika serwisu wFirma odbywa się ręcznie – nie ma tu żadnego API do zintegrowania. I przy kilku chętnych dziennie można było to ogarnąć dodatkowo, to w momencie, gdy choćby pliki JPK_VAT musi przesyłać każdy (ich klient), i to jeszcze w tak skumulowanym okresie (okolice 25. każdego miesiąca) raczej by to się nie spięło. Przekonali mnie… :-)

Dodatkowe obowiązki dla małych firm

Od ponad 2 lat ciągle słyszę o „100 zmian dla firm” czy „konstytucji dla biznesu”. Tyle tylko, że tego nie widzę, przynajmniej na razie. Jakieś tam zmiany wprawdzie mają miejsce, ale – odpukać, bo sporo ich dotyczy kontroli – nie zdarzyło mi się jeszcze ich zaobserwować. Za to widzę, że co chwile dochodzą mi nowe obowiązki.

Kiedyś wysyłałem 4 deklaracje VAT (VAT-7k) rocznie, do tego 4 deklaracje VAT-EU, 3-4 razy w roku podliczałem zaliczki na poczet podatku dochodowego (PIT), i raz w roku wysyłałem deklarację PIT-37.

Obecnie deklaracje VAT-EU wysyłam 12 razy w roku, do tego doszło jeszcze 12 wysyłek plików JPK_VAT, znowu w górę poszedł ZUS (boli, zwłaszcza przy świadomości, że moje pokolenie raczej emerytury z tego systemu nie dostanie), a kwota wolna od podatku ledwo drgnęła, i nadal wydaje się absurdalnie niska, nie tylko w porównaniu z kwota wolną od podatku np. w Anglii. Do tego na horyzoncie czai się „split payment”, a więc kolejna komplikacja.

Na pewno bliżej jest mi do obecnie rządzącej formacji niż poprzedniej zbieraniny (czy to PO-PSL, czy postkomuchów z SLD), ale to nie znaczy, że bezkrytycznie i cicho będę patrzył, jak zapowiadane zmiany „na plus” dla działalności gospodarczych są raz za razem odkładane w czasie. Rozumiem, że ktoś uznał, że trzeba postawić na socjal (np. 500+), ale warto by w końcu zmiany dla firm nabrały ciała, a nie tylko istniały w niekonkretnych zapowiedziach.

Zwłaszcza, że w latach 2005-2007 ta ekipa, z Zytą Gilowską na czele potrafiła obniżyć np. stawkę podatku dochodowego (w przeciwieństwie do koalicji PO-PSL, która zafundowała nam podniesienie składki VAT z 22 na 23% na 3 lata, i niedawno obchodziliśmy już chyba 7. rocznicę tej podwyżki).

Rozumiem walkę z wyłudzeniami VAT, bo to patologia, która przez ostatnie lata (razem ze złodziejską reprywatyzacją) skutecznie drążyła nasze kieszenie. I dlatego zaciskam zęby, i będę wysyłał te dodatkowe dokumenty (nie bez znaczenia są też kary za brak wysyłki ;-)). Ale mam nadzieję, że szybko oprócz kija zobaczę w końcu jakąś konkretną marchewkę…